Tipps zum Thema Heimarbeit

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Bedingt durch die Corona-Krise und die damit verbundene Empfehlung zur Vermeidung von sozialen Kontakten erfährt die Telearbeit, auch Heimarbeit oder Homeoffice genannt, derzeit einen starken Zuwachs. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Tipps an die Hand geben, wie Sie Telearbeit zuverlässig und rechtssicher umsetzen können.

Die Berufsgenossenschaften bieten fast alle Hinweise zum Homeoffice (Unfallschutz, Datenschutz usw.) Zum Beispiel die Verwaltungsberufsgenossenschaft und die BGN.

Die Hinweise der einzelnen BGs decken sich zwar weitgehend, es gibt aber Unterschiede!

Betroffene Mitarbeiter sollten nochmals auf Verschwiegenheit hingewiesen werden (obwohl dies in der Regel im Arbeitsvertrag bereits geregelt ist, der ja auch im Homeoffice Bestand hat)

Inhalt

Was ist Telearbeit?

Bei der Telearbeit verrichtet der Arbeitnehmer die gesamte oder einen Teil seiner Arbeit von zu Hause aus über einen fest eingerichteten Telearbeitsplatz. Weitere Varianten der Telearbeit sind die Alternierende Telearbeit, bei der ein Teil der Arbeiten von zu Hause aus und ein Teil der Arbeiten im Unternehmen erledigt wird, und die mobile Telearbeit, bei der die Arbeit von wechselnden Arbeitsorten aus erledigt wird.

Voraussetzungen

Ein gut belüftbarer Raum mit ausreichend Tageslicht und mindestens acht bis zehn Quadratmetern Platz ist Voraussetzung für die Arbeit von zu Hause aus. Die Voraussetzungen für die ergonomische Gestaltung von Telearbeitsplätzen sind die gleichen, wie für Bildschirmarbeitsplätze in herkömmlichen Büros. Diese sind in der Arbeitsstättenverordnung zu finden.

Hinweis: Ein Laptop auf dem Küchentisch kann nicht als Telearbeitsplatz dienen!

Technische Voraussetzungen für alle Formen der Telearbeit sind entsprechende Arbeitswerkzeuge wie Computer und ein geeigneter Kommunikationsweg für die Arbeitsergebnisse, die heute meist in digitaler Form über das Internet oder via Fernzugriff an das Unternehmen übermittelt werden.

Die Telearbeit im Sinne der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) erfordert einen vom Arbeitgeber bereitgestellten und installierten Telearbeitsplatz mit Mobiliar, Arbeitsmitteln und Kommunikationseinrichtung, sprich: Telefon- und Internetanschluss.

Hinweis: Oft wird bei Telearbeit der private Internetanschluss genutzt. Nicht jeder Internetanbieter erlaubt das: Bei einigen Providern ist die gewerbliche Nutzung eines privaten Internetanschlusses vertraglich untersagt. Darum gilt es, zu prüfen, ob dies eine vertragswidrige Nutzung des Internetanschlusses darstellt, mit der Folge, dass der Provider den Vertrag über den Internetzugang kündigen kann.

Außerdem ist erforderlich, dass Arbeitgeber und Beschäftigte sich über die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder in einer gesonderten Vereinbarung festgelegt haben. Dabei ist zu beachten, dass der Arbeitgeber nur begrenzte Rechte und Möglichkeiten hat, die Arbeitsumgebung im Privatbereich zu beeinflussen. Wichtig ist auch, dass dem Arbeitgeber und dem Personalrat ein Zutrittsrecht zur Wohnung einzuräumen ist. Hierzu ist auch die schriftliche Zustimmung von allen volljährigen, ebenfalls im Haushalt des Mitarbeiters lebenden Personen erforderlich.

Hinweis: Ist arbeitsvertraglich nichts anderes vereinbart, kann weder der Arbeitgeber Heimarbeit anordnen, noch haben Mitarbeiter einen Anspruch darauf. Wir raten unter den gegebenen Umständen dazu, Telearbeit möglichst unbürokratisch zu ermöglichen.

Telearbeitsvertrag

Telearbeit erfordert klare Rahmenbedingungen zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten. Grundlage ist eine Vereinbarung mit dem Beschäftigten über die Einrichtung eines Bildschirmarbeitsplatzes im Privatbereich, über die Arbeitszeit und die Arbeitsbedingungen (zum Beispiel die Arbeitsplatzgestaltung). Es gelten die Grundsätze des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, insbesondere sind auch die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zu beachten.

Kosten

Mit dem Telearbeitsplatz stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber Wohnraum zur Verfügung, der nicht mehr privat genutzt, wohl aber vom Arbeitnehmer bezahlt wird. Diese und weitere dem Arbeitnehmer entstehenden Kosten sind vom Arbeitgeber zu ersetzen, wenn keine hiervon abweichende Regelung getroffen wird.

Haftung

Verursacht ein Mitarbeiter Schäden an den zur Verfügung gestellten Geräten oder durch Datenverlust, gelten im Verhältnis zum Arbeitgeber die allgemeinen Regelungen zum innerbetrieblichen Schadensausgleich. Diese besagen, dass der Arbeitnehmer für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit im vollen Umfang haftet, für leichteste Fahrlässigkeit in der Regel überhaupt nicht und im Übrigen anteilig. Anders als bei konventioneller betrieblicher Tätigkeit, bei der die Haftung jeden Tag mit Verlassen des Betriebsgeländes endet, begründet die häusliche Tätigkeit ein berufsbezogenes Dauerrisiko, das gegenüber der Haftung im Betrieb erhöht ist und nicht umfassend kalkulierbare Risiken beinhaltet. Problematisch sind Fälle, in denen Schäden nicht durch den Arbeitnehmer, sondern durch Dritte, etwa Familienangehörige des Arbeitnehmers, verursacht werden. Für den Arbeitnehmer kann dadurch ein erhebliches Haftungsrisiko entstehen. Darum ist es sinnvoll, die Haftung durch individuelle Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem zu klären.

Betriebsrisiko

Es bedarf außerdem der Klärung, wer das Lohn- und Gehaltsrisiko zu tragen hat, wenn die Arbeit zum Beispiel aufgrund technischer Defekte, Störungen in Netzen im häuslichen Büro unmöglich ist. Auch sollte festgelegt werden, welche Konsequenzen sich ergeben, wenn die Tätigkeit längerfristig oder sogar dauerhaft nicht ausgeführt werden kann, etwa ob der Arbeitgeber als Folge die Rückkehr in den Betrieb verlangen kann.

Versicherungsschutz

Telearbeitnehmer genießen wie alle Beschäftigten den vollen Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung (§ 2 Abs. 1 Ziff . 1 SGB VII). Somit sichert der Unfallversicherungsträger die Beschäftigten im Rahmen der ihnen übertragenen Tätigkeiten gegen die Folgen von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten ab.

Noch ein Hinweis: Die Absicherung durch die gesetzliche Unfallversicherung ist lückenhaft. Es gibt diverse Gerichtsurteile, die belegen, dass zahlreiche Tätigkeiten, die man als Arbeitnehmer im Laufe eines Arbeitstages ausübt – egal, ob am Arbeitsplatz, im Firmengebäude des Arbeitgebers oder zu Hause im Homeoffice – nicht unter den Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung fallen. Stürzt beispielsweise ein Beschäftigter, der im Homeoffice tätig ist, zwischen seinem Arbeitszimmer und der Haustüre, also in den Privaträumen auf dem Weg zur Haustüre, ist er nicht gesetzlich unfallversichert.

Datenschutzrechtliche Regelungen

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist bei der Telearbeit nur dann zulässig, wenn sie den gesetzlichen Grundlagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entspricht. Gemäß § 9 BDSG trägt der Arbeitgeber die datenschutzrechtliche Gesamtverantwortung und muss seine Beschäftigten zur Einhaltung der bestehenden Gesetze sowie der betrieblichen Regelungen anhalten. Telearbeitnehmer und -nehmerinnen sind für die Einhaltung des Datenschutzes in dem Rahmen verantwortlich, den der Arbeitgeber durch organisatorische, technische und vertragliche Vorgaben geschaffen hat.

Vorsicht bei besonders schützenswerden Daten! Dazu zählen Beschäftigtendaten, Sozialdaten, Angaben zur ethnischen Herkunft, Gewerkschaftszugehörigkeit, zu politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person. Hier ist im Einzelfall zu entscheiden, ob das Risiko für einen Datenmissbrauch angemessen reduziert werden kann oder ob das unvermeidbare Restrisiko eine Datenverarbeitung im Rahmen von Telearbeit oder Mobilem Arbeiten ausschließt.

Telearbeit und mobiles Arbeiten sollten grundsätzlich als eine voll elektronische Datenverarbeitung ohne Medienbruch ausgestaltet werden. also die schriftliche Kommunikation mit dem Arbeitgeber, die Entgegennahme von Aufgaben, der Umgang mit personenbezogenen Daten und die Übermittlung der Arbeitsergebnisse sollten automatisiert mit Hilfe von IT-Einrichtungen und über verschlüsselte elektronische Kommunikationswege stattfinden. Dadurch entfällt die Notwendigkei Unterlagen zu transportieren, was ein hohes Risiko des Verlusts, der Beschädigung sowie der unbefugten Kenntnisnahme birgt.

Mobiles Arbeiten birgt hingegen immer das Risiko des Verlustes des mobilen Gerätes. Dieses Risiko kann allerdings reduziert werden, wenn die Daten auf dem mobilen Gerät verschlüsselt werden und der Transport des mobilen Gerätes nur im gesperrten Zustand erfolgt. Zur Authentifizierung eingesetzte, hardwarebasierte Vertrauensanker wie Sicherheitskarten sollten getrennt von dem mobilen Gerät aufbewahrt werden.

Checkliste Datenschutz

Verantwortlichkeiten im Umgang mit personenbezogenen Daten sind umfassend vertraglich festzulegen.

  • Eine private Nutzung der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten IT-Ausstattung ist nicht zulä
  • Private Hard- und Software dürfen für Telearbeit und das Mobile Arbeiten nicht eingesetzt werden.
  • Berufliche E-Mails dürfen nicht auf private Postfächer der mobil Arbeitenden umgeleitet werden.
  • Bei der Telearbeit müssen, wenn diese nicht ausschließlich medienbruchfrei erfolgt, geeignete häusliche Räumlichkeiten und Arbeitsmittel zur sicheren Aufbewahrung und vertraulichen Behandlung von Unterlagen und Datenträgern mit personenbezogenen Daten vorhanden sein. Auch die mit dem in Telearbeit Arbeitenden in häuslicher Gemeinschaft lebenden Personen dürfen keinen Zugriff auf betriebliche / dienstliche Unterlagen haben. Die hierfür erforderlichen Sachmittel sind vom Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen, wenn sie nicht bereits vorhanden sind.
  • Die Datenschutzgrundsätze für Telearbeit und Mobiles Arbeiten sind in einer Betriebs-/Dienstvereinbarung festzuschreiben.
  • Bei der Entscheidung, ob sich Tätigkeiten für Telearbeit und / oder Mobiles Arbeiten eignen, ist der/die betriebliche oder behördliche Datenschutzbeauftragte zu beteiligen.
  • Bei der Einrichtung eines Telearbeitsplatzes soll der/die betriebliche oder behördliche Datenschutzbeauftragte eingebunden werden. Er/Sie kann allgemeine oder konkrete Vorgaben machen. Dem/Der Datenschutzbeauftragten sind die erforderlichen Kontrollrechte einzurichten.